Kepala Bagian Persidangan dan Risalah

Mempunyai tugas dan pokok membantu Sekretariat DPRD dalam menyiapkan kegiatan rapat-rapat, seperti materi rapat, risalah rapat/kesimpulan rapat, pidato Pimpinan rapat, produk-produk hukum, koordinasi penyelenggara peninjauan / kunjungan kerja / study banding Pimpinan dan Anggota DPRD. Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud bagian persidangan dan risalah mempunyai fungsi:

1. Persiapan kegiatan rapat-rapat;
2. Persiapan bahan-bahan atau materi rapat;
3. Pengkoordinasian pelaksanaan terselenggaranya rapat-rapat;
4. Persiapan risalah sementara rapat paripurna;
5. Persiapan risalah, pleno rapat;
6. Persiapan kesimpulan, berita acara dan catatan rapat-rapat;
7. Persiapan rancangan agenda, materi dan jadwal rapat;
8. Persipan administrasi peninjauan / kunjungan kerja / study banding Pimpinan Anggota DPRD;
9. Persiapan daftar hadir dan absensi rapat;
10. Memberikan laporan pelaksanaan kegiatan rapat-rapat;
11. Pemberian dukungan administrasi dan fasilitas bagi kelancaran kegiatan fraksi-fraksi, komisi-komisi dan panitia-panitia DPRD;
12. Persiapan administrasi nota dinas Pimpinan rapat dan Pimpinan DPRD;
13. Pelaksanaan tugas lainnya di bidang persidangan dan risalah yang diberikan oleh Sekretariat DPRD;

A. Kepala Sub Bagian Persidangan dan Rapat-Rapat

Mempunyai tugas memimpin pelaksanaan tugas-tugas yang ada pada Sub Bagian Risalah dan Materi Sidang dengan uraian tugas sebagai berikut:

1. Membuat jadwal kegiatan rapat;
2. Mempersiapkan dan mendistribusikan bahan-bahan rapat;
3. Mempersiapkan dan mengurus absensi rapat Anggota DPRD;
4. Mempersiapkan daftar hadir tamu dalam setiap rapat;
5. Mempersiapkan tim penyusunan bahan dan hasil rapat;
6. Mempersiapkan dan mengkoordinasikan terselenggaranya acara-acara rapat;
7. Mempersiapkan konsep pidato ketua DPRD pada rapat-rapat baik didalam gedung maupun di luar gedung;
8. Membuat kesimpulan dan catatan rapat;
9. Mengumpulkan dan mengolah data system filing;
10. Melaksanakan tugas lainnya di bidang persidangan dan rapat-rapat yang diberikan oleh Kepala Bagian;

B. Kepala Sub Bagian Risalah dan Materi Sidang

Mempunyai tugas memimpin pelaksanaan tugas-tugas yang ada pada Sub Bagian Risalah dan Materi Sidang dengan uraian tugas sebagai berikut:

1. Mempersiapkan bahan-bahan yang berhubungan dengan materi siding;
2. Membuat berita acara, notulen, dan catatan rapat;
3. Membuat risalah sementara rapat paripurna sampai menjadi risalah resmi;
4. Menghimpun bahan-bahan rapat menyiapkan produk hukum DPRD;
5. Menghimpun dan mengklasifikasikan produk DPRD;
6. Membuat risalah dan produk dewan lainnya;
7. Membuat laporan triwulan dan tahunan tentang kegiatan rapat-rapat;
8. Mempersiapkan konsep keputusan DPRD, keputusan Pimpinan yang merupakan hasil dan keputusan kegiatan rapat-rapat;
9. Menyusun notulen rapat menjadi risalah rapat dan membagikannya kepada peserta rapat untuk mengetahui hasil dan perkembangan rapat;
10. Menyusun dan mempersiapkan daftar evaluasi tentang kegiatan rapat-rapat;
11. Melaksanakan tugas lainnya di bidang risalah dan materi siding yang diberikan oleh Kepala Bagian;

C. Kepala Sub Bagian Kepanitiaan, Komisi dan Fraksi

Mempunyai tugas memimpin pelaksanaan tugas-tugas yang ada pada Sub Bagian Kepanitian, Komisi, dan Fraksi dengan uraian tugas sebagai berikut:

1. Memfasilitasikan kegiatan fraksi, komisi dan kepanitian;
2. Mempersiapakan bahan-bahan rapat fraksi, komisi dan kepanitian;
3. Mengkoordinir pelaksanaan rapat-rapat fraksi, komisi, dan kepanitian;
4. Membuat kesimpulan dan catatan rapat-rapat fraksi, komisi dan kepanitian;
5. Mengumpulkan dan mengolah data system filing;
6. Mengurus administrasi peninjauan / kunjungan / study banding fraksi, komisi dan kepanitian;
7. Mempersiapkan daftar hadir fraksi, komisi dan kepanitian;
8. Mempersiapkan agenda / jadwal rapat-rapat fraksi, komisi dan kepanitian;
9. Melaksanakan tugas lainnya di bidang kepanitian, komisi dan fraksi yang diberikan oleh kepala bagian;