Bagian Umum

Mempunyai tugas pokok membantu Sekretariat DPRD dalam menyiapkan fasilitas rapat, perjalanan dinas, pengadaan dan pemeliharaan gedung / rumah, barang-barang kebutuhan DPRD, peralatan / pengaturan keamanan / ketertiban gedung / kantor dan rumah jabatan Pimpinan DPRD, pengurusan surat menyurat, pengurusan administrasi bagi Pimpinan DPRD dan Anggota DPRD, pembinaan dan pengurusan kepegawaian Sekretariat DPRD.

Bagian Umum mempunyai fungsi:

1. Persiapan tempat rapat;
2. Persiapan fasilitas termasuk konsumsi yang diperlukan untuk rapat, pertemuan atau penerimaan tamu;
3. Persiapan perjalanan dinas Pimpinan dan Anggota DPRD serta Sekretaris dan Staf Sekretariat DPRD;
4. Pelaksanaan urusan rumah tangga DPRD dan rumah jabatan Pimpinan DPRD;
5. Pemeliharaan / pengawasan gedung/kantor, rumah jabatan Pimpinan DPRD, kendaraan dinas dan barang inventaris kantor lainnya;
6. Pengurus dan pemelihara keamanan dan ketertiban gedung / kantor DPRD dan rumah jabatan Pimpinan DPRD;
7. Penyelenggara kegiatan ketatausahaan DPRD dan Sekretariat DPRD;
8. Pengadaan / Pengurus perlengkapan Pimpinan dan Anggota DPRD dan Sekretaris serta Staf Sekretariat DPRD;
9. Pengurus administrasi ke Anggotaaan DPRD dan Sekretariat DPRD;
10. Pelaksanaan tugas lainnya di bidang umum yang diberikan oleh Sekretaris DPRD.

Bagian Umum terdiri atas:

A. Kepala Sub Bagian Tata Usaha

Mempunyai tugas memimpin pelaksanaan tugas-tugas yang ada pada sub Bagian Tata Usaha sebagai berikut:

1. Menerima, meneliti, mencatat, mengarahkan serta mengendalikan surat Masuk DPRD dan Sekwan;
2. Pengetikan, penomoran, pencatatan surat keluar DPRD dan Sekwan;
3. Rekapitulasi surat masuk DPRD;
4. Rekapitulasi surat masuk Sekwan;
5. Rekapitulasi surat keluar DPRD;
6. Rekapitulasi surat keluar Sekwan;
7. Pendistribusian surat-surat pada pihak-pihak yang berkepentingan dengan menggunakan ekspedisi surat;
8. Membuat serta menyampaikan surat undangan dan melakukan pengecekan kehadiran undangan;
9. Mengatur dan mengendalikan tenaga operator telepon PABX dan operator public informasi system;
10. Mendistribusikan bahan-bahan rapat yang dating dari Gubernur, Dinas, Badan dan kantor kepada Pimpinan dan Anggota DPRD;
11. Mengurus ATK yang dibutuhkan pada bagian umum;
12. Melaksanakan tugas lainnya dibidang Tata Usaha yang diberikan oleh Kepala Bagian Umum.

B. Kepala Sub Bagian Perencanaan dan Program

Mempunyai tugas memimpin pelaksanaan tugas-tugas yang ada pada Sub Bagian Perencanaan dan Pelaporan dengan uraian tugas berikut:

1. Menyusun perencanaan program dan kegiatan Sekretariat DPRD;
2. Menyiapkan bahan dalam rangka perumusan program kegiatan dan pelaksanaan pelaporan tahunan sekretariat DPRD;
3. Menyusun Program Kerja jangka panjang dan menengah;
4. Mengkoordinir dan menghimpun semua rencana kegiatan yang diberikan oleh masing-masing bagian;
5. Menyiapkan perencanaan dan pelaksanaan rencana kegiatan Sekretariat DPRD dan program kegiatan DPRD;
6. Mengevaluasi dan melaporkan semua kegiatan yang dilaksanakan pada Sekretariat DPRD dan DPRD;
7. Melaksanakan tugas lainnya di bidang Perencanaan dan Pelaporan yang diberikan oleh Kepala Bagian Umum.

C. Kepala Sub Bagian Kepegawaian

Mempunyai tugas memimpin pelaksanaan tugas-tugas yang ada pada Sub Bagain Kepegawaian dengan Uraian Tugas sebagai berikut:

1. Menginventarisir kebutuhan pegawai di lingkungan Sekretariat DPRD;
2. Mengelola absensi apel pagi dan daftar hadir harian pegawai;
3. Mengkoordinir kegiatan administrasi keagamaan dan pembinaan kerohanian;
4. Melaksanakan administrasi kepegawaian;
5. Melaksanakan administrasi pengadaan tenaga ahli/kelompok jabatan fungsional;
6. Menyiapkan administrasi kenaikan gaji berkala dan mengurus kenaikan pangkat pegawai di lingkungan Sekretariat DPRD;
7. Menyiapkan usul izin, cuti, pensiunan pegawai lainnya di lingkungan Sekretariat DPRD;
8. Membuat perencanaan pegawai yang akan mengikuti pendidikan penjenjangan dan teknis lainnya;
9. Mengajukan permintaan Kartu Pegawai (Karpeg) dan Kartu Suami (Karsu)/Kartu Isteri (Karis) di Lingkungan Sekretariat DPRD;
10. Mengajukan permintaan pengurusan Asuransi kesehatan (Askes) dan Taspen;
11. Menyiapkan usulan mutasi pegawai dan membuat konsep surat usulan pemindahan PNS dan PTT di lingkungan Sekretariat DPRD;
12. Mengusulkan PNS yang memenuhi persyaratan untuk mendapatkan tanda kehormatan Satya Lencana (10, 20, dan 30 tahun) ke Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Kepri;
13. Membuat surat teguran terhadap pegawai yang melanggar disiplin;
14. Manyiapkan usul pengisian jabatan;
15. Mengatur dan melakukan pembinaan kepada para pegawai tidak tetap (PTT) yang ada pada Sekreteriat DPRD;
16. Membuat daftar urut kepangkatan (DUK);
17. Melengkapi Data Sistem Informasi Kepegawaian (SIMPEG) Sekretariat DPRD;
18. Membaut laporan perkembangan pegawai;
19. Membuat laporan rekapitulasi kehadiran pegawai;
20. Membuat buku penjagaan kenaikan pangkat dan kenaiakn gaji berkala;
21. Merencanakan peningkatan Sumber Daya Manusia staf Sekretariat DPRD melalui Diklat, kursus dan sebagainya;
22. Memelihara surat-surat penting (kearsipan ) yang berhubungan dengan file pegawai dan lainnya;
23. Melaksanakan tugas lainnya di bidang Kepegawaian yang diberikan oleh Kepala Bagian Umum.

D. Kepala Sub Bagian Perlengkapan, Rumah Tangga dan Keamanan

Mempunyai tugas memimpin pelaksanaan tugas-tugas yang ada pada sub bagian perlengkapan, rumah tangga dan keamanan dengan uraian tugas sebagai berikut:

1. Mengatur tempat serta penyediaan segala sesuatu bagi Pimpinan dan Anggota DPRD yang diperlukan bagi terselenggaranya kegiatan persidangan, rapat-rapat dan pertemuan lainnya;
2. Memelihara kebersihan dan keindahan gedung dan taman kantor serta rumah jabatan Pimpinan;
3. Merencanakan kebutuhan peralatan/perlengkapan kantor dan rumah jabatan Pimpinan dan Sekretariat DPRD;
4. Melaksanakan pengadaan peralatan/perlengkapan kantor dan rumah jabatan Pimpinan;
5. Melaksanakan penyimpanan serta pendistribusian barang, alat serta peralatan kantor lainnya;
6. Melakukan inventaris peralatan/perlengkapan kantor dan rumah jabatan Pimpinan;
7. Melaksanakan perawatan barang inventaris kantor dan rumah jabatan Pimpinan;
8. Membuat buku inventaris kantor dan fdaftar inventaris ruangan;
9. Memproses usul penghapusan barang inventaris;
10. Mengurus kendaraan dan pengaturan pemakaaian supir;
11. Mengurus pinjaman alat transportasi yang dipakai oleh Pimpinan/Anggota yang ditentukan oleh Pimpinan Anggota dan Sekretariat DPRD;
12. Mengurus administrasi dan perbaikan kendaraan dinas, merencanakan dan mendistribusikan pemakaian BBM Pimpinan/Anggota dan pegawai Sekretariat DPRD;
13. Mengurus surat dokumentasi mobil dinas serta pembayaran pajak kendaraan dinas;
14. Mengurus tenaga supir mobil-mobil Pimpinan/Anggota yang telah ditentukan oleh Pimpinan;
15. Mengurus personil keamanan dan ketertiban kawasan kantor/gedung dan rumah jabatan Pimpinan DPRD;
16. Mengatur ketertiban para tamu, unjuk ras (demonstran), mengatur dan menertibkan kendaraan bermotor, tempat parkir di lingkungan kantor DPRD;
17. Mempersiapkan dan melakukan pengawasan secara elektronok atau CCTV system;
18. Mengatur penggunaan keperluan makan dan minum kegiatan rapat-rapat;
19. Melaporkan pemakaian peralatan dan perlengkapan, ATK dan barang-barang pantry lainnya kepada Kepala Bagian Umum;
20. Melaksankan tugas lainnya di bidang perlengkapan, rumah tangga dan keamanan yang diberikan oleh Kepala Bagian Umum.